Zkušenosti z praxe nám jasně ukazují, že správa svěřenského fondu není náročná co do metodiky, ale spíše z pohledu komplexního řízení rizik a navazujících procesů. Tou hlavní příčinou je netransparentní „šuplíková“ evidence svěřenského fondu, která je neřiditelná pro správce a nečitelná pro obmyšlené.
V posledních třech letech jsme zjistili, že 93 % svěřenských fondů, ve kterých jsme dělali audit nastavení procesů správy fondu, mají dva ústřední problémy:
- Správcům hrozí pokuty za neplnění zákonných povinností, a/nebo
- obmyšlení jsou vystaveni rizikům z důvodu nekvalifikované správy nebo neplnění povinností správce.
Na toto téma proběhl také webinář, na kterém Pavel Kolář vysvětlil jednotlivé typy a varianty správy fondu, názorně představil, jak nastavit klíčové procesy správy fondu a lépe porozumět svojí roli. Webinář můžete zhlédnou na odkazu ZDE.
Co dělá správce svěřenského fondu?
Pokud máme popsat povahu výkonu funkce správce, tak mimo plnění zákonných povinností je nutné se na něj dívat jako na manažera řízení vztahů, rizik a majetku. Předně se od něj očekává nestranné mravní chování a pozitivní povahové rysy, jako je svědomitost, schopnost řídit procesy i dodavatele odborných služeb.
Jedním z hlavních úkolů správce svěřenského fondu je bezpečná správa svěřených dat a řízení jejich oběhu s možností přenesení správy celé agendy fondu na dalšího správce. Tato data mohou mít různou podobu např. kontaktů, dokumentů, informací o majetku atd.
Co je eTrust?
eTrust je evidenční, řídící, kontrolní a informační systém, který svěřenským správcům pomáhá při správě svěřenských fondů, zejména s nastavením a kontrolou všech procesů správy fondu a rozpoznáním či řízením možných rizik. Zároveň obsahuje řadu on-line modulů a nástrojů, které byly vyvinuty tak, aby pomohly zakladatelům, beneficientům a správcům svěřenských fondů lépe porozumět svoji roli a splnit všechny regulatorní podmínky stanovené zákony ČR.
Jednou z hlavních priorit systému eTrust je datové zabezpečení aplikace a ochrana uložených dat. Veškerý provoz je proto šifrován a probíhá prostřednictvím HTTPS protokolu. Bezpečnost eTrustu je tak na nejvyšší úrovni. Data a dokumenty nahrané v systému jsou uloženy v Německu na serverech Amazonu a zabezpečeny 256bitovým šifrováním.
O svá data však nikdy nepřijdete. eTrust nabízí možnost exportů dat ze svých agend automaticky ve formátu Excel. V případě ukončení využívání aplikace eTrust je možnost exportu všech dokumentů do XML v ZIP archivu.
Jak vám eTrust pomůže?
Aplikace eTrust je plná funkcí usnadňujících správcům každodenní rutinu při správě agendy svěřenského fondu, plnění zákonných povinností a řízení souvisejících činností. Zaměřuje se na čtyři základní moduly související s každodenní správou svěřenského fondu:
- Evidence
- Workflow
- Kontrola
- Infoservis
Evidence
Základním pilířem celé aplikace je modul EVIDENCE. Zde naleznete ty správné nástroje pro uchování klíčových dat, zefektivnění administrativy a zautomatizování řady činností. Díky tomu se můžete soustředit na vztah s beneficienty a vše ostatní nechat na eTrust.
Kontrola
Každý svěřenský fond je individuální, tak jako jeho zakladatel. Proč? Odpověď je následující rovnici:
Jiný fond = jiná struktura majetku fondu = rozličné účely ve prospěch různých obmyšlených
Z toho důvodu je jednou z nejnáročnějších činností, které vyplývají z povahy výkonu funkce správce, audit rizik. Řízení všech rizik a návrh způsobu jejich ošetření vychází z účelu fondu a povahy spravovaného majetku. Řízení rizik patří mezi základní, ale zároveň nejtěžší úkoly správce.
V modulu KONTROLA proto naleznete nástroj “katalog rizik”. Katalog vám poskytne úplný přehled všech známých typů rizik, které můžete přiřazovat k osobám nebo majetku. V kartě rizika pak jednoduše určíte pravděpodobnost vzniku rizika, předpokládaný dopad a opatření, které jste pro eliminaci nebo snížení hrozby rizika podnikli. Nemusíte nic vymýšlet, stačí se nechat vést.
Workflow
S výkonem role správce svěřenského fondu souvisí desítky, někdy i stovky úkolů a aktivit, které je nutné plánovat, řídit, zaznamenávat nebo delegovat s následnou kontrolou splnění. Pro splnění účelu je nutné efektivní řízení práce (tzv. workflow), bez kterého by komplexní správa svěřenského fondu nebyla možná. WORKFLOW se tak stává nepostradatelným pomocníkem každého správce.
Infoservis
Sledujeme legislativní změny a novinky ve všech oblastech, které souvisí ze svěřenskými fondy. Aktuální informace vždy zpracujeme do textové podoby. Články najdete v modulu INFOSERVIS. Abyste nemuseli náš infoservis pravidelně hlídat, můžete si nastavit automatické notifikace s upozorněním na zveřejnění nového článku zasílané na váš email.
Co dalšího eTrust nabízí?
Přehled povinností správce
Každý svěřenský fond prochází různými fázemi, se kterými souvisí jedinečné činnosti správce a jeho odpovědnost za tyto aktivity. V záložce přehled povinností správce naleznete několik desítek úkonů od založení fondu až po jeho zánik. Úkony je možné doplňovat nebo filtrovat podle etapy fondu, odpovědné osoby či stavu realizace. S řádnou evidencí povinností se vyhnete sankcím za jejich nesplnění.
Přehled plnění obmyšleným
Plnění obmyšleným je, mnohdy náročným, úkonem vycházejícím ze statutu fondu, který často obsahuje desítky osob s různými podmínkami a časovým odkladem mnoha let. Díky kartě přehled plnění obmyšleným vždy najdete rychle odpověď na otázky komu, kdy, co a jak plnit ze svěřenského fondu. To i v případě, že jste nastupující správce, který převzal agendu fondu teprve včera.
Více podrobností o systému eTrust naleznete na stránce www.etrust.cz.
Zaujal vás článek?
Dejte nám svůj mail a my vám budeme podobné články posílat 1x měsíčně.
Získejte přehled, co se ve světě svěřenských fondů děje:
